FBI-metoden til konstruktiv feedback
Ofte befinder vi os i en situation, hvor konstruktiv feedback til en medarbejder eller kollega er nødvendig og ønsket. Vi leder efter den rigtige måde at formulere feedbacken på, så den bliver modtaget som en mulighed for læring. Fremfor alt ønsker vi at undgå, at kritikken bliver opfattet som et personligt angreb.
Her kan FBI-metoden hjælpe dig. FBI-metoden er en struktureret måde at give feedback på. Den er særlig egnet i professionelle sammenhænge eller situationer, der kræver klar, konstruktiv og direkte feedback.
I denne artikel inviteres du til at kombinere FBI-metoden til feedback med feedforward metoden. Med denne kombinaiton er du klædt på til at give konstruktiv feedback, der samtidig opretholder et godt arbejdsmiljø præget af psykologisk tryghed. Lad os først se nærmere på, hvad FBI-metoden er.
“FBI” står for Feelings, Behavior & Impact, hvilket på dansk kan oversættes til Følelser, Adfærd og Indvirkning. Metoden er fordelagtig, fordi den fokuserer på den specifikke adfærd og dets effekter, hvorved modtagere undgår at føle sig personligt dømt. Følgende beskriver hvert delelement og giver dig eksempler på, hvordan det kan udtrykkes i praksis:
- Følelser
Følelser: Begynd med at udtrykke dine følelser omkring situationen. Dette fokuserer på din personlige reaktion og sætter tonen for feedbacken uden at anklage eller bebrejde den anden person.
Eksempel: Sig for eksempel, “Jeg følte mig frustreret” eller “Jeg var bekymret”, når du beskriver din følelsesmæssige reaktion på situationen.
- Adfærd
Adfærd: Angiv den præcise adfærd, der førte til disse følelser. Dette skal være en faktuel beskrivelse af det, du observerede, ikke en fortolkning eller antagelse af hensigt.
Eksempel: “Da du afleverede rapporten to dage for sent,” eller “Under mødet, da du afbrød mig flere gange,” – disse er sætninger, der giver klare eksempler på adfærd, der kan adresseres.
- Indvirkning
Indvirkning: Forklar indvirkningen af adfærden. Denne del hjælper modtageren med at forstå, hvorfor adfærden er vigtig, ved at koble den til resultater eller effekter på teamet, projektet eller organisationsmålene.
Eksempel: “Det forsinkede vores projektplan, hvilket lægger pres på teamet,” eller “Det gjorde det svært for mig at dele al nødvendig information, hvilket kunne føre til misforståelser.”
Ved at opsummere ovenstående feedbackeksempler på følelser, adfærd og indvirkning, her er hvordan elementerne kan sættes sammen i et fuldstændigt feedback-udtalelse:
Feedback uden FBI: “Du skal stoppe med at være forsinket med dine rapporter.”
Feedback med FBI: “Jeg følte mig bekymret, da du afleverede rapporten to dage for sent. Det forsinkede vores projektplan og lagde yderligere pres på teamet for at møde deadline.”
Ved at bruge FBI-metoden hjælper det med at gøre feedback mere om adfærd og dens konsekvenser i stedet for et angreb på personen, hvilket gør det lettere for modtageren at høre og acceptere feedbacken uden at føle sig defensiv. Denne tilgang fremmer en mere positiv interaktion og fremmer vækst og udvikling.
_____
LÆS OGSÅ: Leder – Skab din Succes med Bevidst Livsledelse
_____
5 konstruktive forslag og eksempler på at give FBI-feedback
Metoder skal praktiseres for at virke og det kræver at du som læser får en tydelig fornemmelse for, hvordan du bruger FBI-metoden i praksis. Eksempler er ifølge min erfaring en fremragende måde til at skabe denne fornemmelse af, hvordan en ny metode anvendes. Her får du derfor nogle flere eksempler, som fremhæver, hvordan du udtrykker følelser, beskriver specifik adfærd og diskuterer indvirkningen af den adfærd:
- Feedback på missede møder:
Følelser: “Jeg føler mig bekymret”
Adfærd: “når du misser vores ugentlige teammøder.”
Indvirkning: “Det resulterer i en mangel på koordination fra din side, og du går glip af kritiske opdateringer, hvilket påvirker vores teams effektivitet.”
Komplet Feedback: “Jeg føler mig bekymret, når du misser vores ugentlige teammøder. Det resulterer i en mangel på koordination fra din side, og du går glip af kritiske opdateringer, hvilket påvirker vores teams effektivitet.”
- Feedback på fremragende præsentation:
Følelser: “Jeg følte mig imponeret og lettet”
Adfærd: “da du tog initiativet til at dække alle de vigtige punkter i din præsentation til klienterne.”
Indvirkning: “Det styrkede ikke kun vores sag, men også opbyggede en stærk fundament for vores forhold til klienten.”
Komplet Feedback: “Jeg følte mig imponeret og lettet, da du tog initiativet til at dække alle de vigtige punkter i din præsentation til klienterne. Det styrkede ikke kun vores sag, men også opbyggede en stærk fundament for vores forhold til klienten.”
- Feedback på dårlig kommunikation:
Følelser: “Jeg føler mig frustreret”
Adfærd: “når der mangler detaljer og klarhed i dine projekt opdateringer.”
Indvirkning: “Denne forvirring kan føre til fejl og forsinkelser i projektet.”
Komplet Feedback: “Jeg føler mig frustreret, når der mangler detaljer og klarhed i dine projekt opdateringer. Denne forvirring kan føre til fejl og forsinkelser i projektet.”
- Feedback på team samarbejde:
Følelser: “Jeg følte mig glad og stolt”
Adfærd: “da du hjalp din kollega med at fejlfinde problemet med deres del af projektet sidste uge.”
Indvirkning: “Dit teamwork bidrager betydeligt til den positive kultur og succes for vores team.”
Komplet Feedback: “Jeg følte mig glad og stolt, da du hjalp din kollega med at fejlfinde problemet med deres del af projektet sidste uge. Dit teamwork bidrager betydeligt til den positive kultur og succes for vores team.”
- Feedback på håndtering af konflikter:
Følelser: “Jeg følte mig bekymret”
Adfærd: “da jeg bemærkede, du talte skarpt til Janet over planlægningskonflikten.”
Indvirkning: “Det kan skabe spændinger i teamet og hindre effektivt samarbejde.”
Komplet Feedback: “Jeg følte mig bekymret, da jeg bemærkede, du talte skarpt til Janet over planlægningskonflikten. Det kan skabe spændinger i teamet og hindre effektivt samarbejde.”
Disse eksempler viser, hvordan FBI-metoden kan anvendes i en række situationer, hvilket hjælper med at give klar, konstruktiv feedback, der er let for modtageren at forstå og handle på.
Hvorfor er FBI-metoden til feedback fordelagtig til at opretholde følelsen af psykologisk sikkerhed
FBI-metoden til feedback er særligt effektiv til at opretholde psykologisk sikkerhed inden for et team eller en organisation af flere årsager. Lad os udfolde, hvad hver af disse fokusområder signalerer og udtrykker:
- Udtryk for Følelser: Denne FBI-metode opmuntrer feedback-giveren til at udtrykke deres egne følelser om en situation, hvilket humaniserer interaktionen og modellerer følelsesmæssig åbenhed. Denne åbenhed kan fremme en kultur, hvor følelser og sårbarheder kan deles uden frygt for dømmekraft, og dermed understøtte psykologisk sikkerhed.
- Fokus på Adfærd Snarere End Personen: Ved at fokusere på specifik adfærd snarere end at tilskrive negative egenskaber til personen, hjælper FBI-metoden med at opretholde respekt og værdighed i interaktionen. Denne tilgang forhindrer individer i at føle sig personligt angrebet, hvilket er afgørende for at fremme et miljø, hvor teammedlemmer føler sig sikre nok til at udtrykke sig og lave fejl.
- Klarhed om Indvirkning: At forklare indvirkningen af adfærden på teamet, projektet eller organisationen hjælper modtageren med at forstå konsekvenserne af deres handlinger på en klar og direkte måde. Denne klarhed hjælper teammedlemmer med at se de bredere implikationer af deres adfærd, hvilket opmuntrer til ansvarlighed, samtidig med at det fremmer en forståelse og støttende miljø.
- Opfordrer til Konstruktiv Dialog: FBI-metoden kan lette en samtale med to veje. Det giver modtageren af feedbacken mulighed for at svare eller bede om afklaring og fremmer dermed en dialog snarere end et monolog. Denne inklusion øger gensidig forståelse og respekt, nøglekomponenter i psykologisk sikkerhed.
FEEDBACK ER BROEN MELLEM FORVENTNINGER OG OPNÅELSE. DET HANDLER IKKE BARE OM AT LEVERE KRITIK ELLER ROS, MEN OM AT ÅBNE EN DIALOG, DER BEMYNDIGER INDIVIDER TIL AT FORSTÅ DERES INDVIRKNING OG STRÆBE EFTER FORBEDRING
Når feedback gives ‘sikkert’ og konstruktivt, er det et redskab til vejledning og vækst, der forbedrer både forståelsen og præstationen.
Feedback er broen mellem forventninger og opnåelse. Det handler ikke bare om at levere kritik eller ros, men om at åbne en dialog, der bemyndiger individer til at forstå deres indvirkning og stræbe efter forbedring.
Hvad er Psykologisk Tryghed, Hvordan Skabes det og Hvorfor Højner det Præstation?
Feedforward
Kombiner FBI-metoden med feedforward:
Feedforward er et koncept relateret til feedback, men med fokus på fremtidige præstationer snarere end tidligere adfærd.
I modsætning til feedback, som typisk evaluerer tidligere handlinger, giver feedforward forslag, der er rettet mod at hjælpe nogen med at forbedre sig i fremtiden. Det er en proaktiv tilgang, der koncentrerer sig om løsninger og positiv vejledning snarere end kritik af det, der allerede er sket.
Her er nogle nøglepunkter om feedforward:
- Fremtidsorienteret: Feedforward ser fremad og tilbyder specifik rådgivning om, hvad der kan gøres bedre næste gang. Det dvæler ikke ved tidligere fejl, men fokuserer i stedet på potentialet for fremtidig succes.
- Positiv Vægt: Denne tilgang lægger vægt på positive ændringer og vækst, opmuntrende konstruktiv adfærd og handlinger fremadrettet.
- Handlingsorienterede Forslag: Feedforward involverer at give klar, handlingsorienteret rådgivning. Dette kan omfatte trin, strategier eller adfærd, som den enkelte kan vedtage for at forbedre deres præstationer eller resultater.
- Opfordrer til Udvikling: Ved at fokusere på fremtidige forbedringer er feedforward i sig selv udviklende. Det handler mindre om kritik og mere om at bemyndige individer til at udvikle deres færdigheder og kapaciteter.
Feedforward kan være særligt nyttigt i professionelle og personlige udviklingssammenhænge, hvor målet er kontinuerlig forbedring og innovation. Det hjælper med at skabe en støttende atmosfære, der er befordrende for læring og vækst.
Desuden er det en måde at flytte samtalen væk fra det, der kan opleves som smertefuldt at høre, da negativ kritik kan være det for os alle. Lad os også være helt klare om, hvorfor negativ kritik kan være smertefuld: det skader egoet.
_____
Kursus i Psykologisk Tryghed: Sådan skaber du et Godt Arbejdsmiljø
_____
Egoets værste frygt er ikke at være god nok. Når vi modtager kritik, fortæller en person os, at det, vi gjorde, ikke var godt nok. Hvis vi ‘ser’ situationen med egoet – føler vi os sårede. Hvis vi ser kritikken med høj bevidsthed og prøver at sætte os i den anden persons sted – så ser vi klarere, at det ikke er et personligt ‘angreb’, men om situationen. Derfor er feedback en vejledning til at gøre det bedre næste gang.
Eksempler på feedforward
Lad os besøge et par eksempler for at demonstrere, hvordan feedforward kan gives i både en professionel udviklingssammenhæng og en personlig udviklingssammenhæng:
Professionel udviklingssammenhæng
Scenario: Forestil dig en junior grafisk designer, der lige har præsenteret et udkast til en klients reklamekampagne. Feedbacken var, at designet ikke stemte godt overens med klientens brandidentitet.
Feedforward: I stedet for at fokusere på mismatchet i præsentationen, kunne en senior designer eller mentor sige, “Til det næste projekt, prøv at bruge lidt ekstra tid på at forske i klientens brandretningslinjer og tidligere marketingmaterialer. Dette vil hjælpe dig med at afstemme dine designs mere nøje med deres brandidentitet. Desuden kan du overveje at planlægge et kort møde med klienten for at drøfte deres vision, før du begynder udkastningsprocessen. Dette proaktive skridt kan sikre, at dine designs møder deres forventninger lige fra starten.”
Personlig udviklingssammenhæng
Scenario: En person ønsker at forbedre sine offentlige præsentationsevner efter at have fået feedback om at virke nervøs og uforberedt under præsentationer.
Feedforward: En coach eller ven kunne foreslå, “Til din næste præsentation, prøv at øve foran et spejl eller med et lille publikum af venner for at bygge din selvtillid. Fokuser på at mestre materialet, så du føler dig mere forberedt. Desuden kunne du bruge teknikker som dyb vejrtrækning eller positiv visualisering lige før du taler for at hjælpe med at berolige dine nerver. At investere tid i disse praksisser kan i høj grad forbedre din levering og tilstedeværelse.”
I begge tilfælde giver feedforward konstruktiv vejledning, der opmuntrer til fremtidige forbedringer i stedet for at dvæle ved tidligere præstationer. Det hjælper i processen med at forudse udfordringer og bidrager coping strategier, der fremmer udvikling og selvtillid.
Én ting er feedbackens indhold. Noget helt andet er, hvordan den leveres! Før vi går videre til at belyse, hvad der sker, når feedback er ikke-konstruktiv, så lad os først belyse vigtigheden af toneleje/stemmeføring og kropssprog for feedback. Læg hertil også den afgørende betydning af at være i en tilstand af høj bevidsthed, når man giver feedback og får modtagerens respons på feedbacken.
Toneleje: Vær opmærksom på toneleje, når du giver feedback
Toneleje og stemmeføring spiller en afgørende rolle, når du giver konstruktiv feedback, da det i høj grad påvirker, hvordan feedbacken modtages og fortolkes af modtageren. Den gode tone formidler respekt og hensigt om at støtte modtageren, hvilket skaber en atmosfære af tryghed og åbenhed. En positiv og opmuntrende tone reducerer således modstand og fremmer en sindstilstand, der er mere åben for at forstå og handle på den feedback, der er givet.
Omvendt kan en hård eller kritisk tone få modtageren til at føle sig angrebet eller undervurderet. Dette fører let til modstand eller at kommunikationen lukkes ned. Den hårde tone hindrer således accept og integration af feedbacken, og den kan tilmed skade forholdet mellem giveren og modtageren.
At bruge en rolig, afbalanceret og respektfuld tone demonstrerer også professionalisme og empati. Det viser, at feedbacken er ment som hjælp og er rettet mod udvikling og forbedring snarere end som en kritik af personens karakter eller evner. Det skaber et tillidsrum, der opmuntrer til en konstruktiv dialog, hvor ideer og perspektiver kan udveksles åbent og uden frygt for at blive unødigt dømt.
Et roligt tonelejde beroliger modtageren og minder om, at det ultimative mål med feedbacken er forbedring og succes, hvilket er en fælles interesse mellem begge parter involveret.
Stemmeføringen er ikke bare en mindre detalje i at give konstruktiv feedback; det er en grundlæggende komponent, der kan bestemme effektiviteten af kommunikationen. Tonen former således konteksten, hvor budskabet leveres og modtages, påvirker den emotionelle respons og ikke mindst de efterfølgende resultater af feedbacksessionen.
Kropssprog ‘taler’ mere klart end ord
Kropssprog spiller en kritisk rolle i processen med at give feedback og formidler ofte mere end ord alene. Det fungerer som en non-verbal form for kommunikation, der enten kan forstærke eller modvirke budskabet, der leveres.
Positivt kropssprog, såsom at opretholde øjenkontakt, nikke og antage en åben holdning, kan få modtageren til at føle sig respekteret og værdsat, hvilket forbedrer modtagelsen af feedback.
Omvendt kan negativt kropssprog, såsom at krydse arme, undgå øjenkontakt eller en urolig rykken rundt, signalere mangel på interesse, fjendtlighed eller uærlighed, hvilket kan føre til, at feedbacken bliver afvist eller modtaget med stor skepsis.
Effektiv feedback kræver, at du afstemmer verbale signaler med passende kropssprog for at sikre, at budskabet er klart og konstruktivt. Herved opnår du mest sandsynligt positive ændringer. Denne afstemning hjælper dig således med at opbygge en tillidsfuld relation, hvilket kan være forskellen mellem et miljø, hvor en kollega føler sig set, hørt og motiveret til at forbedre sig – og et, hvor det modsatte er tilfældet.
Bevidsthed er nøglen, når du modtager respons på feedback
At være i en såkaldt tilstand af høj bevidsthed, når du så modtager et svar fra en person, som du har tilbudt feedback, er afgørende af flere grunde. For det første gør det dig i stand til fuldt ud at forstå ikke kun personens ord, men også følelserne bag svaret. Denne forståelse hjælper dig med at vurdere, hvor godt din feedback er modtaget. Mao. forstår personen din feedback, er personen modtagelig for dine forslag, eller føler personen misforstået med trang til at gå i defensiven.
Høj bevidsthed involverer at ‘hæve’ sig over de udvekslede ord og dertil også at være afstemt med non-verbale signaler såsom kropssprog, stemmeføring – som diskuteret ovenfor, og endvidere ansigtsudtryk. Disse kommunikerer ofte mere, end ord kan sige, og kan give indsigt i personens sande følelser om feedbacken. At forstå disse signaler kan hjælpe dig med at navigere mere effektivt i samtalen og tillader dig at afklare, justere og reagere på bekymringer med det samme.
Lær Hvordan Emotionel Intelligens gør dig til en Succesfuld Leder
En vigtig pointe er desuden, at et højt bevidsthedsniveau giver dig mulighed for at agere empatisk. Det hjælper dig med at genkende den enkeltes følelsesmæssige tilstand og underliggende behov. Disse kan påvirke, og således også forklare, en given reaktion. Vær empatisk i disse relationer, da det opbygger tillid og skaber et trygt miljø for kommunikationen fremadrettet.
Når folk føler sig forståede og støttede, er de mere tilbøjelige til at engagere sig i åben og konstruktiv dialog, hvilket er afgørende for effektiv problemløsning og kreativitet. Er du leder, kan du hjælpe dit team med at øge niveauet af emotionel intelligens, hvilket udover mange andre positive effekter også gør alle bedre til at give og modtage feedback. Du kan fx højne emotionel intelligens via interne workshops eller coaching. Er det for stor en opgave i tillæg til dine eksisterende opgaver kan du invitere en ekstern ekspert til at facilitere processen.
Sørg for at være opmærksom på, at feedbackprocessen forbliver en positiv og produktiv oplevelse for begge parter. Det giver dig mulighed for at styre samtalen mod konstruktive resultater, undgå misforståelser samt en eskalering af følelser. Dette er især vigtigt, når feedbacken kan være udfordrende for modtageren at høre.
Hvis du føler, at modtageren er særligt udfordret af at lytte til din feedback, så prøv at gå hurtigt videre til at give feedforward. Årsagen til at give feedback er at skabe en bedre fremtid. Hvorom det er vigtigt at have modet til at give ærlig feedback og adressere problemet, så er der dog ingen grund til at dvæle ved negativ kritik.
Hvis du giver feedback med omhu og bevidsthed, kan feedback omdanne, hvad der ellers kunne være en anspændt eller negativ oplevelse, til en læringssituation med mulighed for gensidig vækst og forståelse.
Hvad er Emotionel Intelligens (EI) og Hvordan Udvikler du din EI?
Konsekvenserne af ikke-konstruktiv feedback
Når feedback ikke leveres tankefuldt og konstruktivt, kan det føre til flere negative resultater, der påvirker den psykologiske tryghed og den generelle teamdynamik:
- Frygt og Angst: Hvis teammedlemmer føler, at feedbacken er personlig, hård eller uretfærdig, kan det skabe en atmosfære af frygt og angst. Teammedlemmer kan være bange for at tale op, dele ideer eller indrømme fejl, hvilket kvæler innovation og læring.
- Reduceret Engagement: Negative feedbackmiljøer kan føre til manglende engagement. Teammedlemmer kan trække sig tilbage, bidrage mindre og vise mindre entusiasme for projekter, hvilket kan dæmpe teamånd og produktivitet.
- Nedsat Tillid og Sammenhæng: Uden et sikkert miljø for åben kommunikation kan tilliden mellem teammedlemmer og ledere eroderes. Denne mangel på tillid kan fragmentere teamets sammenhæng, hvilket gør effektivt samarbejde mere vanskeligt.
- Potentiale for Konflikt: Dårligt leveret feedback kan øge misforståelser og spændinger mellem teammedlemmer. Dette kan eskalere til konflikter, der kan forstyrre teamets harmoni og effektivitet.
FBI-metoden til at give feedback støtter psykologisk tryghed ved at fremme et miljø præget af respekt, empati og åben kommunikation.
EFFEKTIV FEEDBACK TILBYDER IKKE ALENE KRITIK. DEN BELYSER VEJEN TIL FORBEDRING OG INSPIRERER REJSEN DERHEN
FBI-metoden hjælper desuden med at sikre, at feedback fører til vækst og læring snarere end frygt eller anklager. Den medvirker derved til at opretholde en sundere og mere produktiv arbejdsplads samt kultur. Omvendt kan fraværet af sådanne tankefulde kommunikationspraksis undergrave teamets sammenhold og præstation.
Husk, effektiv feedback tilbyder ikke alene kritik, den belyser vejen til forbedring og inspirerer rejsen derhen.
Kontakt mig til en snak om, hvordan din organisation kan blive bedre til feedback, kommunikation, psykologiskt tryghed eller samabejde:
E-mail: vibeke@vibekebaunsgaard.com eller
Mobil: 5059 5013
